Доповідь Завідувача загального відділу районної у місті ради Камінської Н.В.

Робота з документами та контроль
Однією із найважливіших умов, що забезпечує чіткість роботи  виконавчих органів ради, є кваліфіковане діловодство, яке включає організацію приймання, розгляду, реєстрації і індексації, оформлення документів, контролю за їх виконанням, порядок класифікації, формування справ і їх збереження, підготовки для передачі в архів.
Діловодство охоплює  процес проходження документів від зовнішнього користувача до виконавця, в результаті якого приймається те чи інше рішення по суті порушеного питання.
Робота загального відділу з питань ведення діловодства здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням голови районної ради.
Якщо подивитись у  розрізі статистичних даних:
Протягом звітного періоду загальним відділом зареєстровано:
– листів –815
 документів органів влади та місцевого самоврядування вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження) – 127
– розпоряджень  голови районної у місті ради з основної діяльності –  90
– рішень виконавчого комітету –  167
– запитів на публічну інформацію –   8
Крім того зареєстровано 342 вихідних документа.
На контроль поставлено 435 документів.
Щотижня проводиться випереджувальний моніторинг діяльності посадових осіб районної ради щодо роботи з документами і готуються листи-нагадування, які вчасно доводяться до виконавців. Загальним відділом контролюється виконання завдань, визначених документами органів виконавчої влади вищого рівня, здійснюється аналіз причин виникнення порушень термінів виконання окремих документів.

Робота із запитами на публічну інформацію

Одним із основних напрямків діяльності районної у місті ради є забезпечення прозорості та відкритості влади.
На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації»   розроблено порядок роботи з інформаційними запитами в виконавчих органах ради. Основним напрямком  зазначеного вище закону є ознайомлення громадян з проектами рішень та прийнятими  рішеннями районної ради та  виконавчого комітету, розміщення нормативних актів на офіційному веб-сайті  ради в строки, встановлені законом (20 робочих днів до засідання).
Протягом звітного періоду до ради надійшло 8 запитів, всі розглянуті відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» у встановлені законодавством терміни – до 5 діб.
Звіти про роботу з інформаційними запитами щоквартально  розміщуються на офіційному веб-сайті районної у місті ради.

Робота зі зверненнями громадян
Наступним напрямком роботи загального відділу є робота зі зверненнями громадян.
Робота щодо розгляду звернень громадян проводиться у відповідності до вимог Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».
Діловодство по роботі зі зверненнями громадян здійснюється у відповідності до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян та Класифікатора звернень громадян, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 р. № 858.
Реєстрація звернень громадян та організація контролю за їх виконанням здійснюється за допомогою комп’ютерної програми.
З метою покращення інформованості населення району, у приміщенні районної у місті ради та її виконавчих органів зі статусом юридичної особи розміщена інформація про урядову телефонну “гарячу лінію”.
Простежується суттєве зростання активності населення району щодо залучення урядової телефонної “гарячої лінії” до вирішення своїх проблем. Так, з початку 2018 року надійшло 27 звернень,  що становить майже 5% від їх загальної кількості.

Продовжується  практика  прийому громадян  за  місцем  проживання та зустрічі у трудових колективах району. Організовано проведення виїзних особистих прийомів громадян у комунальних підприємствах “Новозаводське” та  “ЖЕК-13”, територіальному центрі соціального обслуговування (надання соціальних послуг) Новозаводського району. Узагальнена інформація за результатами таких прийомів оприлюднена на офіційному веб-сайті ради.

Враховуючи, що звернення до районної у місті ради є найбільш поширеною та найдоступнішою для громадян формою діалогу з владою, за звітний період своїм конституційним правом скористалися і надіслали до  ради та її виконавчих органів 788 письмових звернень від громадян (за відповідний період минулого року – 732), безпосередньо до ради – 579 (за відповідний період минулого року – 418), повторних отримано 8 (за відповідний період минулого року – 5), колективних – 13 (за відповідний період минулого року – 9). За дорученням керівництва міської ради на розгляд до районної у місті ради надійшло 87 письмових звернень (за відповідний період минулого року – 107), що становить 15,0% від загальної кількості.

Майже 16% (92 звернення) надіслано за належністю до відповідних установ, підприємств та організацій, так як порушені у зверненні питання  не належать до повноважень ради.

На всі звернення надано обґрунтовані відповіді у передбачений законодавством строк, в яких роз’яснено положення чинного законодавства, право громадян на їх оскарження.

До  керівників  районної  у місті  ради та її виконавчих органів особисто звернулось 279 осіб, у тому числі до голови та заступників голови районної у місті ради –57. Серед них переважають найменш соціально захищені категорії населення (пенсіонери, безробітні, інваліди, діти війни), які складають близько 50% відсотків від загальної кількості заявників. Цих категорій громадян найбільше турбують питання соціального захисту, надання субсидії, оплата за житлово-комунальні послуги.

Крім того, за зверненнями громадян, підготовлено та надано 61 довідку (про проживання/непроживання за місцем реєстрації) до управління Пенсійного фонду.

Практикується розгляд звернень за участю громадян відповідними комісіями (при необхідності – з виїздом на місце).

Слід зазначити, що є ряд проблемних питань, що породжують звернення громадян, повне вирішення яких не завжди можливе на районному рівні. У більшості  випадків спори, з приводу яких  звертаються громадяни, можливо вирішити лише в судовому порядку, про що у відповідях дається ґрунтовне роз’яснення.

Загальна  діяльність

У звітному періоді 2018 року загальним відділом організаційно підготовлено та забезпечено проведення 18 засідань виконкому, із яких:                 14 чергових та 4 позачергових, які скликані у зв’язку з необхідністю вирішення невідкладних проблем району. На  засіданнях виконкому  прийнято  167 рішень. Прийнято  90 розпоряджень голови  ради з основної діяльності.

Рішення виконавчого комітету та розпорядження  голови розміщуються на офіційному сайті  ради протягом 5-ти робочих днів після їх затвердження.

На загальний відділ покладені функції ведення архівної справи у районній раді.

Протягом звітного періоду 2018 року  проводилась робота по підготовці до передачі в  архівний відділ міської ради документів виконавчого комітету за 2002-2005рр. Передано на постійне зберігання документи в кількості 117 томів.

Коментарі заборонені.